A COVID kapcsán elrendelt vészhelyzet elmúltával a vállalatok egy része tanácstalan az irodába való visszatéréssel kapcsolatban, ami nem csoda. Fogalmunk sincs, mi a jó döntés, hiszen oltóanyag és ellenszérum híján számítani lehet egy újabb járványhullámra. Most nincs recept arra, hogy mit tegyünk, de nevet már adtunk neki: hibrid működés.
Minden a feje tetején
Fenekestől fordult fel a világ idén márciusban, amikor a COVID járványhelyzet miatt a cégek lehetővé tették az irodai dolgozók számára az otthoni munkavégzést. Ennek elsődleges oka a munkatársak egészségének védelme volt, ezzel együtt a működés fenntartása. Mondhatjuk, hogy a legtöbben egy tollvonással váltottak a hagyományos működésről rugalmasra, a döntés jóformán elkerülhetetlen volt, de a legtöbb esetben a megvalósítás azért nem volt ennyire egyszerű.
A vállalatok jó része egyáltalán nem volt technikailag felkészülve arra, hogy a kollégákat szélnek eresztve zavartalanul folyhasson a szokásos munkavégzés. Sokan közülük korábban nem is tervezték, hogy belátható időn belül elindulnak a rugalmas foglalkoztatás irányába, ezért egyszerűen desktopokat (asztali számítógépeket) biztosítottak a dolgozók számára - a laptopok beszerzése maximum a vezetők privilégiuma volt, ha egyáltalán.
Vészhelyzet, sufni-tuning
Így a koronavírus-veszély egyik szemmel látható következménye a laptop-piac felélénkülése volt, amit tovább pörgetett, hogy az otthoni tanulás kötelezővé vált. Persze ez nem úgy nézett ki, hogy minden home office-os, home schooling-os március 17-tel vadiúj laptopon, hasító interneten kezdte meg online pályafutását. Sokkal inkább látható volt a kényszer szülte sufni-tuning: garázsokból előhalászott leharcolt régi desktopok álltak újra szolgálatba a sokfős családokban. A vállalatok sokszor nem tudták vagy akarták anyagilag bevállalni a sok tíz/száz új laptop beszerzését, ezért bérelték ezeket az eszközöket, különösen, ha a rugalmas munkára csak átmeneti kényszermegoldásként tekintettek, és kizártnak tartották, hogy hosszútávon szükség lenne mobil(abb) eszközökre.
Az eszköz-problémák és a mindenáron-megoldások kényszerűsége összekacsintásra vagy sokszor jótékony elfordulásra kényszerítette a munkavédelmi és adatvédelmi szakembereket, vállalati jogászokat. Merthogy a valóságban gyakran harmadikos mateklecke készült a vállalati számítógépen vagy délután kettőkor, azaz a munkaidő közepén online kémiaóra zajlott ott, ahol a vészforgatókönyvnek kellett volna készülnie. És halkan érdemes megemlékezni a konkurens vállalatoknál dolgozó férj és feleség munkavégzéséről - a közös konyhaasztalnál.
Karantén-office, ahogy megéltük
Remek alkalom volt a vészhelyzet végének elrendelése arra, hogy a vállalatok szóba elegyedjenek a munkavállalókkal. Ügyfeleimmel együtt mi is felmértük, hogy hogyan élték meg vezetők és csapattagok a hirtelen jött otthoni munkavégzés időszakát, milyen támogatásra vagy változásra van szükség ahhoz, hogy az új munkarend hosszútávon beépüljön a hétköznapokba. Döbbenetes volt a visszajelzések magas száma, és általános tapasztalatunk, hogy a vállalatok és vezetőik jól vizsgáztak ebben a semmihez sem hasonlítható helyzetben.
De ne legyenek illúzióink: ez közel sem azt jelenti, hogy a szokásos vezetői elvárásokra a megszokott teljesítményt nyújtották a dolgozók.
A naponta változó vállalati iránymutatások sokszor naponta változó feladatokat hoztak, a vezetői elvárások is szinte kivétel nélkül alkalmazkodtak az új körülményekhez. A munkavállalók pedig zsonglőr üzemmódba kapcsoltak, és már szóba sem jött a home office-ban normál esetben elvárt profizmus. Csecsemők aludtak dolgozó anyukák karjában egy kellemes hangú kolléga prezentációja alatt, online kávézások, sörözések adtak fogódzót az otthoni magányba szorult csapattagoknak csaholó kutyák és házfelújítások zajával aláfestve. Sok megszokott feladat tolódott, hogy legyen energia a vészhelyzet miatti tűzoltásra, dolgoztunk éjszaka, hogy a napközbeni online oktatás vagy a háztartási teendők miatt elmaradt feladatainkkal végezzünk.
Mint egy jól sikerült osztálykirándulás
Az egyik tréningemen valaki szemléletesen osztálykirándulásos, táborozós hangulatról beszélt, amikor a „maradjotthon” jegyében varázsütésre irodává változtak az otthonok: valahogy összekovácsolt minket a közös kihívás. Ha az 1987-es nagy havazás évtizedek óta tartó közösségi élménnyé vált, akkor vajon meddig fogjuk emlegetni a 2020-as COVID járványt? A havazás csak napokig tartott, és bár a veszélyhelyzetnek hivatalosan vége, a Korona-vírus még az ablakunk alatt settenkedik. Nem hiszem, hogy nagyot tévedek, ha ez a közösségi élmény évtizedekig ad beszédtémát, a nyomában járó változások mértékéről pedig csak elképzeléseink vannak.
Gyakorlott home office-osok hol halkan, hol hangosan azért próbálták átkiabálni a közös tábortüzezés gitárhangjait: az igazi home office nem ilyen, a kényszerű háromhónapos otthoni munkavégzéssel majdhogynem egy lépést sem tettünk a home office bevezetése felé.
Amikor a levegőbe csapunk, hogy „megcsináltuk”, igazából maximum annak örülhetünk, hogy nem állt meg az élet.
Ami – félreértés ne essék – óriási eredmény a körülményeket ismerve, de gyakran nem sok köze volt az eredményes home office-hoz és a valódi rugalmas vállalati működéshez.
Hátamon a házam
A vészhelyzet elmúltával azokat az eszközöket, amiket márciusban hazaszállítottunk az otthoni munkához, most vissza kell vinnünk az irodába. Irodai székek, asztali számítógépek, nagyméretű monitorok, asztali nyomtatók, klaviatúrák és egerek kerülnek újra a csomagtartóba, és költöznek vissza eredeti lakhelyükre.
A legtöbb cég továbbra is óvatos a teljes visszaköltözéssel: hol a helyszűke miatt gondolkoznak valami átmeneti megoldáson, hol az egészség védelme, és a működés fenntartása indokolja a korábbi home office lehetőség bővülését, vagy valamilyen szintű bevezetését.
Mielőtt tehát hátradőlnénk, hogy jól vizsgáztunk, úgyhogy mostantól nálunk is home office program van, mérjük fel a hiányzó eszközöket, és találjuk ki, hogyan biztosítjuk ezek pótlását. Ugyanez vonatkozik a munkavédelmi és adatvédelmi szabályokra és az otthoni munkavégzés szabályaira, illetve a szükséges készségekre. Alakítsuk ki, és tegyük transzparenssé az otthonról dolgozókkal szemben elvártakat ezeken a területeken is, bőven van gyomlálni való a karantén-office rossz működési rutinjain.
Mitől is hibrid?
A COVID előtt a home office intézményét a legtöbb cég elsősorban azért vezette be, hogy munkaerőpiaci előnyhöz jusson: azért az már pár éve látszott, hogy munkavállalói oldalon a rugalmasság egyre fontosabb elvárás. Azzal azonban már kevesebben foglalkoztak, hogy a rugalmasság működtetése nem egy egyoldalas szabályzaton múlik, hanem azon, hogy valóban változik-e a vállalati kultúra, és hogy a folyamatok, a teljesítmény megítélése, a kommunikációs gyakorlat követi-e ezt a változást.
Az itthoni példák a legtöbb esetben azt mutatták, hogy bár bevezettek valamiféle otthoni munkavégzést, és gyorsan bele is került az álláshirdetésekbe, hogy „home office lehetőség”-et biztosít a cég, az otthoni munkát egyáltalán nem integrálták a vállalati működésbe.
Akkor ment valaki home office-ba, ha jött a gázszerelő, vagy ha olyan feladatai voltak, amik elmélyülést igényeltek, és minimális szükség volt interakcióra a kollégákkal, ügyfelekkel. Az otthonról dolgozókkal nem együtt, hanem párhuzamosan egymás mellett dolgozott az irodai csapat, a megbeszéléseket akkorra tervezték, amikor mindenki az irodában volt.
Valljuk be: ez nem home office program volt, közel sem rugalmas vállalati kultúra.
A COVID beköszöntével gyorstalpalón kiokosodtak vezetők és dolgozók az online kommunikációból (az e-mailek számának megháromszorozódása, a folyamatosan csöngő telefonok megérnek majd egy külön posztot). De mindenki az online térben működött, közös volt az élmény, közösek a problémák.
A nagy csoda viszont most történik: amikor a kollégák egy része az irodából, mások otthonról fognak dolgozni. Mert el kell végezni azt a munkát, amit a home office eredeti bevezetésekor megspóroltunk. Bizony, együtt kell haladni, együtt kell működni a teljes csapatnak munkavégzési helytől függetlenül. Ehhez pedig kommunikációval az online térben kell maradni, kollaborációs szoftvereket kell bevezetni és használni, digitalizálni kell az analóg folyamatokat, automatikussá az információmegosztást, kapacitálni a papírmentességet.
Nincs itt semmi látnivaló
Nem új helyzet van tehát, hanem a home office programokat végre hatékonyan kell működtetni - az a cég, aki ezt korábban megtette, nem is érti, mi ez a hibrid-sztori. Ha az otthoni munkavégzés korábban nem változtatott a vállalati kultúrán, akkor ennek most van itt az ideje.
A hibrid működés tehát nem más, mint egy valóban jól működő home office program.
Élvezzük a lehetőséget, viseljük a felelősséget
Nem az a kérdés tehát, hogy heti egy vagy négy nap home office engedélyezett-e a dolgozóknak. Sokkal inkább az, hogy milyen kritériumok mentén vehet valaki részt a home office programban, és milyen irányelvek alapján határozzuk meg az otthoni, illetve az irodai munkavégzés lehetőségét. Hatékony gyakorlati eszközökkel kell felvérteznünk a vezetőket, hogy biztos kézzel koordinálják a közös munkát.
Szervezeti szinten új kommunikációs protokoll kialakítására van szükség, munkavállalóként pedig garantálnunk kell az otthoni munkanapon a teljesítményt. Vezetőként tudatosítani kell, hogy hogyan és mire használjuk az irodát, mikor van értelme a személyes találkozónak, hogyan biztosítjuk, hogy az otthonról dolgozókhoz is minden információ elér, amihez az irodai csapat elsőkézből hozzájut.
Mint minden kultúraváltás, ez sem történik magától, vezetők és dolgozók közös munkája nyomán számíthatunk változásra – és ez most nagy vízválasztó lesz a valódi, zsigeri rugalmas működés, és a kamu-rugalmasság között.
Ha nem jól működik a home office program - vagy ahogy most szeretjük hívni, „hibrid”- , akkor legkésőbb két év múlva ilyenkor a rugalmas vállalati kultúra egy újabb lózung lesz a vállalati értékek listáján és nem működő gyakorlat.