2020. év elején teljes erőbedobással kezdem meg a március 19-re tervezett konferenciám szervezését. Óriási örömömre minden meghívott előadó vállalta a felkérést, a jegyek is szépen fogytak. Aztán felültem a reziliencia-hullámvasútra.

 

Téma

Hittem abban, hogy szükség van egy fórumra, ahol megmutathatjuk a hazai munkaerőpiacnak, hogy milyen értékeket és lehetőségeket rejt a rugalmas foglalkoztatás. Fontos tudni, hogy ez az esemény igazi one-(wo)man-show módjára készült: felgyűrtem az ingujjam, és a helyszínkereséstől a cateringen át a teljes közönségszervezést egymagam végeztem a szokásos napi teendőim mellett. Ami erőt és lelkesedést adott ehhez, az maga a téma volt: hittem benne, hogy előbb-utóbb itthon is nyitnak a cégek a home office irányába, és szerettem volna felgyorsítani ezt a folyamatot azzal, hogy segítek megmutatni, mások hogyan és milyen eszközökkel működtetik a hibrid vállalati modellt. Viszont dolgozhattam volna akármennyit, ha nem állnak mellém olyan csodálatos emberek, akik előadóként vállalták a felkérést: korábbi ügyfeleim, illetve olyan partnereim, akik a távmunka világába belépő vállalatok számára nyújtanak megoldásokat.

 

Program

A konferencia-nap menetrendje volt az első, ami elkészült, a legnagyobb vonzerővel a „best practice” előadások bírtak. Tóthné Harasztovics Gyöngyi az ITSH (immáron Deutche Telekom IT Solutions) HR Services vezetője mesélt a vállalat tapasztalatairól, amit a távmunka 2013-as bevezetése és a program folyamatos bővítése során éltek meg. Előadása keretében megmutatta a közönségnek azt a saját fejlesztésű szoftvert is (TEWE), amit a távmunka teljes adminisztrációjára használnak. dr. Béres Eszter HR vezető beszélt a Mercedes-Benz Hungária 2019-ben bevezetett Mobil munkavégzés programjáról, a program fogadtatásáról és az azóta eltelt időszak kihívásairól tanulságairól, illetve a jövőbeli terveikről.

Ekler Ákos a Roche Services Europe HR Business Partnere az SSC-k világából osztott meg velünk tapasztalatokat. A vállalatnál nem újdonság a home office, de a munkavállalói létszám intenzív bővülése miatt a 2020-as év kihívása az onboarding programjuk digitális platformra való áthelyezése és automatizálása volt – az igényt természetesen jelentősen növelte a COVID-járvány feltűnése (de erről később). A bankvilág két jelentős szereplője is képviseltette magát a konferencia programjában: Csiki Gergely az OTP Bank NYrt. Munkavállalói élmény osztályvezetője és Hargitai Ágnes a Raiffeisen Bank Zrt. Képzési és Fejlesztési vezetője is beavatta a közönséget a viszonylag frissen bevezetett home office programjaik részleteibe.

Természetesen a home office térnyerésével számítani lehetett az irodai működés megváltozására. Az irodahasználat változásairól, a rugalmas iroda koncepciójáról Paukovics Gábor beszélt a Kinnarps Hungary Kft-től. Továbbá a hibrid iroda hatékony működtetésének eszközéről Patyi László tartott előadást az Invensol Hungary Ltd képviseletében: bemutatta azt a hazai fejlesztésű szoftvert, ami ma többszáz, illetve többezer fős vállalatokat segít irodatereik méretének és használatának optimalizálásában.

Szó esett még az oktatás digitalizációjáról, Vitéz Gyöngyvér osztotta meg cégének, a SkillDict Szolgáltató Zrt-nek az évtizedes tapasztalatait a témában: a hagyományos vállalati tréning-tartalmak mellett már nem jelent kihívást a szakmai tartalmak megosztása és az online térben történő vizsgáztatás sem.

Feketeöves home office-osokkal kerekasztal beszélgetés keretében beszélgettünk arról, hogy kinek való az otthoni munka. Elmesélték, hogy hogyan sikerült a hatékonyságukat növelni az elmúlt évek során az otthoni munkavégzésben. Beszélgetőpartnereim voltak Fazekas László (Games for Business), Filep Szilvia (freelancerblog.hu), Antal Csaba (PortusHome). Megosztották nyerő módszereiket az időgazdálkodás és a munka-magánélet egyensúly kialakításának területén.

A rugalmasság kérdését a programban több szempontból is körül jártuk: rendkívül érdekesnek ígérkezett Füzi Anitának Co-working szakértőnek (anitafuzi.com) és Levendel Áronnak, a KAPTÁR Közösségi iroda ügyvezetőjének előadása arról, hogy hogyan használják a nagyvállalatok a közösségi irodákat.

Az otthoni munkavégzéssel kapcsolatos aggályok egyike a távmunkában dolgozók teljesítményének kontrollálása. Ebben a témában Makaró Sándor készült előadással, amelynek keretében bemutatta a JobCTRL szoftverét, ami megoldást jelent erre az igényre.

dr. Forgács Tamás, a Magyar Távmunka Szövetség Elnöke osztotta meg a távmunka jogi szabályozásával kapcsolatos várakozásokat, mindeközben dr. Obermajer Attila a színfalak mögött egyéni mini-konzultáció keretében állt (volna) a résztvevők rendelkezésére távmunkával és home office-szal kapcsolatos jogi kérdések megválaszolásával. De miért csak volna?

 

Hullámvasút

Március elejére a program összeállt, az érdeklődő vállalatok HR-esei már megvették a jegyeiket, az első előadás-anyagok is megérkeztek már. A helyszín is felkészült, már csak az utolsó simítások voltak hátra, amikor 5 nappal az nagy nap előtt végül a COVID miatt le kellett mondani az eseményt: sem előadók, sem a közönség tagjai nem voltak komfortosak a személyes rendezvényt illetően a vírus első hullámának időszakában. Kevésbé voltam optimista, mint sok profi rendezvényszervező, tavasz vége helyett inkább egy őszi időpontot, szeptember 17-ét jelöltem ki "esőnapként".

Ahogy közeledett az ősz, már tisztán látszott, hogy nem szabad kockáztatni személyes esemény szervezésével, ezért sebtében koncepciót váltottunk. Igazság szerint pár rendezvény még megrendezésre került, de személyes tapasztalatom, hogy sem előadóként, sem vendégként nem komfortos a létszámlimit miatti félig üres termekben lézengeni: pont a nyüzsgés varázsa veszik ki ezekből az alkalmakból. A terv úgy módosult, hogy bár a közönség nem lesz fizikailag jelen, mégis személyesebb lenne, ha egy stúdióból közvetítenénk számukra a beszélgetéseket és előadásokat, ahol az előadók legalább személyesen találkoznak egymással, van mód legalább szervezői oldalról a személyes interakcióra. Ez egészen a szeptember 17-re tervezett esemény előtti negyedik napig így volt, de a COVID ismét közbeszólt. Kontakt személyként nem szerettem volna vállalni a rizikót, hogy az előadókat megfertőzöm, így ekkor a közvetítő-céget és a stúdióhelyszínt is le kellett mondanom.

 

Az tartotta bennem a lelket, hogy az előadók kivétel nélkül támogattak, a változások miatt természetesen aktualizálták a prezentációkat, így az előadók is és én "háziasszonyként" is otthonról, teljesen online jelentkeztünk be az Zoom-konferenciába.

 

Online vs. offline konferencia 

Rengeteg visszajelzés érkezett az esemény után: a tartalommal és a szervezéssel kapcsolatban kivétel nélkül pozitív megerősítéseket kaptunk mind az előadóktól, mind a nézőktől. Viszont a szervezéssel járó hullámvasút remek lehetőséget jelentett az online konferenciákkal kapcsolatos általános észrevételek összegyűjtésére is, úgyhogy most ezeket is megosztom ebben a bejegyzésben.

A résztvevők egyöntetűen pozitívumként értékelték, hogy online konferencia esetén nincs szükség utazásra, dugóban ácsorgásra, parkolókeresésre, illetve azt is elmondták, hogy a program függvényében hasznosabban tudják tölteni otthon vagy az irodában azokat a holt-időket, amikor olyan előadás van, ami kevésbé érdekli őket. Viszont a szünetek „élőszereplős” találkozóit nagyon hiányolják, és bár az online konferencia-terek nyújtanak olyan networking opciót, amikor spontán találkozásokra van mód, de ezek nem igazán tudják kiváltani a személyes részvétel adta kapcsolatépítést. Ugyanez igaz az előadóktól kérdezés lehetőségével kapcsolatban: ezt általában a szervezők a virtuális térben is lehetővé teszik, de személytelensége miatt jóval kevesebben élnek ezekkel a lehetőségekkel.

Szervezői oldalról bár úgy tűnik, a költségek jelentősen alacsonyabbak az online verzió esetében, mivel nincs terembérleti díj, catering és egyéb helyszíni költség, egy profi online esemény újfajta kiadásokat jelenthet. Ilyen például egy profi online konferencia-platform használatának költsége, vagy a stúdió bérlése és a streaming szakszerű megszervezése.

Valljuk be, az online térbe költözéssel megnő a bakik lehetősége is. Természetesen egy személyes konferencián is előfordulhatnak nehezebb pillanatok, de az online események jelentősen kiszolgáltatottak a technikának. Ha személyes beszéltetéseket közvetítünk, csökkenthetjük ezt a kockázatot, de amint teljesen online beszélgetésre kerül a sor, számtalan problémába ütközhetünk. Az elmúlt háromnegyed évben nemcsak a „házi-készítésű” beszélgetések vagy konferenciák voltak gyakran élvezhetetlenek a technikai gondok miatt, hanem profi rendezvények is bukdácsoltak a virtuális térben, akármilyen professzionális szoftvert használtak és nagy stábbal dolgoztak is. Szerencsére a konferencia ebből a szempontból zökkenőmentes volt, de nem mondom, hogy nem volt végig bennem a drukk.

Hogyan tovább?

Összefoglalva minden jó, ha a vége jó, egy remek napot zártunk szeptemberben. De hogy hogyan tovább, és lesz-e harmadik OFFICE@HOME konferencia? El kellene dönteni hamar, de még vívódom. A szervezés óriási meló, és kicsit úgy érzem, mostanra mindenki telítődött a virtuális térből folyó „megmondásoktól”, ingyenes, hosszabb-rövidebb előadásoktól - nem vagyok biztos abban, hogy a közönség aktivizálása mennyire lenne sikeres.

Mindenesetre mérlegelek, aztán hamarosan jelentkezem a döntéssel 😉