Ha valahol, hát a KKV szektorban nem volt jellemző az otthoni munkavégzés. A COVID azonban ezt az alapvetést is megváltoztatta. A TrM Fordítóiroda home office története.

 

„A következő időszakban home office-ban folytatjuk a munkát, így a Hattyúházban nem tudunk ügyfeleket fogadni. A telefonokra, e-mailekre az eddig megszokottak szerint válaszolunk.”  Ezzel a Facebook üzenettel indult a TrM Fordítóiroda home office története 2020. március 16-án.

  

Most megírták az otthoni munkavégzésük bevezetésének történetét - amelyben mi is szerepet kaptunk. Megtisztelő a bizalmuk – és az, hogy a közös munkát ők is eredményesnek értékelik. Nem állunk meg, de valóban jó volt kicsit visszatekinteni az elmúlt - közel egy év - eseményeire…

 

A TrM Fordítóiroda (www.trmtranslations.hu) a fordítási és tolmácsolási piac dinamikus szereplője. Ügyfélkörében megtalálhatók multinacionális vállalatok hazai és regionális irodái csakúgy, mint magyar tulajdonú kis-, közép- és nagyvállalatok. És bár ismeretségünk évtizedes, a járványhelyzet előtt egyszerűen nem tudtam meggyőzni a tulajdonost az otthoni munkavégzés bevezetéséről. Viszont, ha már úgy hozta a helyzet, hogy kényszerűségből a home office mellett döntöttek, minden erőmmel azon voltam, hogy bebizonyítsam ennek a foglalkoztatási formának a létjogosultságát. Vajon ők hogy látják a jövőt?

  

Átfogó home office transzformáció a COVID hatására: sikerek és kihívások

Közhely: a koronavírus alapjaiban rendezte át az életünket. Igaz ez a munkavégzésre is – egyik napról a másikra kellett például átállni a home office-ra. Így volt ez a TrM Fordítóirodánál is: hirtelen, minden rutin nélkül kellett bevezetnünk az otthoni munkavégzést.

 

Reméljük, hogy tapasztalataink segíthetnek azon vállalkozásoknak, ahol – fordítóirodánkhoz hasonlóan – a járvány előtt nem volt szokás otthonról dolgozni. Pozitív példánkkal szeretnénk megmutatni, hogy különösebb gyakorlat nélkül is megvalósítható a sikeres átállás még az olyan vállalkozásoknál is, ahol szervezeti ellenállás érezhető a home office-szal szemben.

Bemutatjuk, hogy ennek érdekében milyen változtatásokat eszközöltünk, és milyen hasznos tippeket kaptunk az Office@Home tanácsadó cégtől.

 

Mi jellemezte a munkánkat a járvány előtt?

Munkánkban kettőség volt megfigyelhető, hiszen partnereinkkel és megrendelőinkkel már a vírus előtt is online, illetve telefonon tartottuk a kapcsolatot, nem bonyolítottunk komolyabb személyes ügyfélforgalmat. Munkatársaink azonban az irodában végezték a munkát. A járvány kitörése előtt home office csak elvétve fordult elő, hiszen sem a kollégák, sem a vezetőség nem preferálta.

 

Mi volt a home office-szal szembeni szervezeti ellenállás oka?

Elsősorban a társaság hiánya. Attól tartottunk, hogy az otthoni munkavégzés negatívan hat a csapatkohézióra. Féltünk tőle, hogy a kommunikáció nem lesz olyan gyors, azt pedig egyenesen elképzelhetetlennek tartottuk, hogy egy új kolléga betanítása megoldható személyes találkozó nélkül. Úgy gondoltuk, hogy a visszajelzés is nehézkesebb ilyen formában.

 

Félelmeinket tanácsadó partnerünk azonban gyorsan eloszlatta. Számos tanácsot és hasznos ötletet adtak azzal kapcsolatban, hogy miként lehet a kommunikáció zavartalan ilyen helyzetben is, valamint, hogy hogyan lehet hatékony a visszajelzés, ha nem személyesen történik.

 

Milyen kihívásokkal kellett szembenéznünk a járvány kitörésekor?

Annak ellenére, hogy az informatikai rendszerünk – NAS és VPN, VOIP, felhős projektmenedzsment, felhős számlázás; laptopok – lehetővé tette volna a home office-t, csak alkalmi jelleggel fordult elő, emiatt egyáltalán nem volt tapasztalatunk e téren. Ez jelentette a legnagyobb kihívást. Emellett nehezítette a helyzetet az is, hogy év elején személyi változások is történtek irodánkban, és meg kellett oldanunk, hogy a félig még irodára épülő munkafolyamatokat otthonról is menedzselni tudjuk.

 

Tapasztalataink

A legtöbb félelmünk szerencsére nem igazolódott be. Egyrészt biztonságérzetet nyújt az, hogy nem kell bejárni az irodába, másrészt pedig kiderült az is, hogy a legtöbb munkafolyamat elvégezhető távolról is.

 

A TrM Fordítóirodánál az átállás sokkal gördülékenyebben ment, mint amire számítottunk. Az adminisztratív terhek esetenkénti növekedése és a kommunikáció lassulása nem hátráltatta komolyan a munkát. Megtapasztaltuk, hogy futárral nagyon sok minden megoldható, ahogyan azt is, hogy a fokozott online jelenlétnek köszönhetően akár szakmai rendezvényeken és tanfolyamokon is részt vehetünk otthonról.

 

A társaság hiányát is könnyebben viseltük, és a kommunikáció, valamint az új munkatársak betanítása sem okozott gondot. Gyakornoki programunkat is folytatni tudtuk még ilyen körülmények között is. Ezzel kapcsolatban nagyon sok segítséget kaptunk az Office@Home-tól.

 

Mi várható a jövőben?

A kezdeti tapasztalatok alapján kiderült számunkra, hogy tényleges személyes jelenlét csak kevés esetben szükséges. Egyértelművé vált, hogy kisebb irodahelyiség is elég, így az atipikus foglalkoztatási formák fordítóirodánkban is előtérbe kerülnek. Ugyanakkor tudatosabbá, formalizáltabbá és még szervezettebbé szeretnénk tenni a home office-t, amiben továbbra is számítunk partnerünkre.

 

A csapat kohéziójának megtartása, valamint az új munkatársak integrálása változatlanul kihívást jelent, amelyre azonban megoldásként szolgálhat az Office@Home új szolgáltatása, melyet mi is szeretnénk kipróbálni. Ez egy 12 hetes csapat re-building folyamat, amely a személyes interakciókat támogatja hetente 1 óra irányított csapatbeszélgetés/játék formájában.

 

A történet részletesebben a TRM Fordítóiroda honlapján olvasható: